Kto jest zobowiązany do niszczenia dokumentów?

Ustawa o ochronie danych osobowych, znana jako RODO, przede wszystkim precyzuje sposób i zakres wykorzystywania poufnych informacji. Oprócz tego jednak dokładnie określa też, co powinno dziać się z takimi dokumentami w momencie, kiedy przestaną być przydatne. W końcu dane w nich zawarte nie zawsze ulegają dezaktualizacji, dlatego nie powinny trafiać w niepowołane ręce. Dokumenty, które zawierają poufne informacje, muszą zostać odpowiednio zniszczone. Na czym polega ich utylizacja i kto jest do niej prawnie zobowiązany?

Na kim spoczywa obowiązek niszczenia dokumentów?

Już wiadomo, że obowiązek niszczenia dokumentów dotyczy wszystkich podmiotów i instytucji, które dysponują dokumentacją zawierającą dane osobowe petentów i klientów. Wśród takich jednostek organizacyjnych wymienia się zarówno podmioty publiczne, jak i prywatne firmy. W pierwszym przypadku mowa o urzędach, bankach, szkołach, szpitalach i innych placówkach medycznych. W drugim obowiązek utylizacji spoczywa na różnych usługodawcach i zakładach pracy. Przykładem mogą być biura rachunkowe, agencje reklamowe, kancelarie prawne, a także wytwórcy określonych towarów.

Czy firmową dokumentację można utylizować we własnym zakresie?

Wydawać by się mogło, że proces niszczenia dokumentacji nie jest skomplikowany. Niektórzy są przekonani, że wystarczy dysponować przy tym dobrą niszczarką do papieru. Warto jednak pamiętać, że w większości niszczarka nie będzie wystarczająca, a sam zniszczony dokument i tak nie będzie mógł trafić do zwykłego kosza na śmieci. W takich przypadkach jedynym słusznym rozwiązaniem okazuje się współpraca z firmami zewnętrznymi, które oferują profesjonalną likwidację poufnych dokumentów. W Wałbrzychu i okolicach taką certyfikowaną usługę oferuje nasza firma „EKO-WTÓR”.