Niszczenie dokumentów a RODO

RODO to ogólne rozporządzenie o ochronie danych nazywane także rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Jest to jedno z rozporządzeń unijnych, które określa przepisy chroniące osoby fizyczne w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych. Założeniem RODO jest również skuteczne kontrolowanie wszystkich kwestii związanych ze swobodnym przepływem danych osobowych. Rozporządzenie to ma na celu ujednolicenie prawa państw wchodzących w skład Unii Europejskiej i swobodnego przepływu danych osobowych. Dzięki niemu mieszkańcy Unii Europejskiej powinni zyskać większą kontrolę nad własnymi danymi osobowymi, a firmy powinny mieć możliwość ograniczenia zbędnej biurokracji. W dzisiejszym wpisie przedstawimy, jak wygląd kwestia niszczenia dokumentów w świetle rozporządzenia RODO.

W jaki sposób powinno przebiegać niszczenie dokumentów?

Rozporządzenie RODO zezwala na zbieranie, zapisywanie i przetwarzanie danych osobowych tylko w zakresie i ściśle określonym czasie, który jest niezbędny do realizacji wyznaczonego celu, w którym zostały zebrane. Po realizacji tego celu zebrane wcześniej dane powinny być zniszczone. Niszczenie dokumentów w świetle przepisów RODO jest rozumiane jako ich przetwarzanie, dlatego musi być zawsze wykonywane w sposób gwarantujący ich pełną poufność i całkowite bezpieczeństwo.

Aby zniszczenie danych było zgodne z zapisami rozporządzenia RODO, powinno nastąpić unicestwienie nośnika, na którym się znajdują. Zniszczenie musi być procesem nieodwracalnym i uniemożliwiającym ich odtworzenie. Tylko w taki sposób można zapewnić poufność i bezpieczeństwo zawartym w tych dokumentach wrażliwym danym i informacjom. 

W każdej firmie gromadzona jest zatrważająca ilość dokumentów, wydruków, faktur i danych zapisanych na różnego typu nośnikach. Zawierają one wiele wrażliwych danych i informacji, których nie można po prostu wyrzucić do śmieci. Przedsiębiorca może podjąć się samodzielnego niszczenia tych dokumentów albo zlecić to naszej firmie, która od lat zajmuje się ich profesjonalnym niszczeniem. Zniszczenie danych zapisanych na kartkach papieru może nie być trudne do zrealizowania, ale o wiele gorzej jest już z danymi zapisanymi na pendrive’ach, dyskach, zewnętrznych pamięciach USB czy płytach. W przypadku takich nośników warto zdecydować się na usługi niszczenia dokumentów świadczone przez specjalizujące się w tym firmy, takie jak nasza. Zapewniamy bezpieczny transport powierzonych nam dokumentów w specjalistycznych zabezpieczonych pojemnikach, a następnie nieodwracalny proces samego niszczenia. Po bezpiecznym zniszczeniu dokumentów spisujemy stosowny protokół potwierdzający pozbycie się wszystkich danych.