Z czego wynika obowiązek niszczenia dokumentów?

Nowoczesne technologie informatyczne w wielu obszarach pozwoliły na przejście na korzystanie z danych dostępnych w formie cyfrowej. Jednak wciąż znaczna ilość użytkowników posługuje się dokumentacją papierową, zwykle w postaci różnego rodzaju wydruków. Część z nich jest archiwizowana i przechowywana przez jakiś czas, inne muszą zostać zutylizowane. Sposobem na skuteczne niszczenie dokumentów jest używanie urządzeń dopasowanych do wymogów co do stopnia rozdrobnienia papieru, na jakim zostały sporządzone. Przekonajmy się, z czego wynika konieczność takiego postępowania i sprawdźmy, jak przeprowadza się cały proces.

Dlaczego trzeba niszczyć dokumenty?

Dokumenty gromadzone w firmach, urzędach lub instytucjach zawierają duże ilości informacji, które nie powinny zostać upublicznione, ich utylizacja wymaga więc zniszczenia w stopniu, który uniemożliwi odzyskanie znajdujących się w nich danych. Wiąże się to m.in. z tajemnicą handlową, obawami przed pozyskaniem przez konkurencję wglądu w plany, opracowywane strategie działania czy choćby raporty dotyczące pozycji finansowej lub rynkowej firmy. W przypadku urzędów i instytucji oraz części przemysłu w grę mogą wchodzić informacje niejawne np. związane z obronnością. Chronione muszą być także dane dotyczące finansów i transakcji bankowych, mogące posłużyć do wyłudzenia pieniędzy czy nawet przechwycenia dostępów do rachunków. Równie ważne jest zadośćuczynienie wymogom związanym z ochroną danych osobowych, w tym przepisom wynikającym z implementacji dyrektywy RODO.

Jak niszczy się dokumenty?

Sposobem niszczenia dokumentów jest mechaniczne rozdrabnianie papieru na paski o na tyle małych rozmiarach, że złożenie ich w dokument pozwalający na zdobycie ważnych informacji stanie się niemożliwe. W zależności od poziomu potrzebnej ochrony będą one miały różną wielkość – najmniejsze odpowiadające poziomowi P-7 wg normy DIN 66399 będą miały szerokość mniejszą niż 1 mm przy powierzchni sięgające nie więcej niż 5 mm². Największy poziom P-1 to szerokość poniżej 12 mm i powierzchnia nieprzekraczająca 2000 mm².